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Por: Maryluz Zapata López

Sabías que en la Universidad Nacional de Colombia el proceso de documentación esta soportado por el procedimiento U.PR.11.005.020 “Elaboración y control de documentos del Sistema Integrado de Gestión Académico, Administrativo y Ambiental”, este documento establece los parámetros generales para la gestión de los documentos (creación, identificación, revisión, aprobación, divulgación y actualización) con el fin de facilitar su presentación y utilización.

Los documentos controlados en el Aplicativo SoftExpert tendrán como vigencia máxima 3 años desde su creación o actualización, al término de este periodo los Líderes de Procesos o Sistemas de Gestión deben realizar una revisión, ajuste y aprobación de ser necesario, así mismo, pueden ser revisados y actualizados en cualquier momento, de acuerdo a cambios en el contexto de la organización, las necesidades propias de la gestión del proceso, gestión de riesgos, mejora continua, cambios normativos, entre otros.

Te invitamos a conocer más sobre este procedimiento ingresando a https://softexpert.unal.edu.co/se/generic/gn_linkshare/linkshare.php?key=rrHztWD1L3&cdisosystem=73

A continuación conoce la estructura documental del SIGA:

Beneficios del proceso de documentación:

Implementar la gestión documental en los procesos tiene los siguientes beneficios:

• Fácil  distribución, acceso, recuperación y uso
• El proceso de documentación garantiza la confiabilidad, integridad y control de la información.
• Permite el almacenamiento y preservación de la información, lo que facilita que el conocimiento permanezca en el proceso.
• Asegura que la información esté disponible y sea idónea para su uso.
• Control de cambios (por ejemplo, control de versión)

Para asesorías y solicitudes documentales, escríbenos a sedoc_med@unal.edu.co

Por: Dora María Jaramillo Marín

Plan de calidad, instrumento que permite a los procesos identificar: temas, acciones y oportunidades de mejora a desarrollar, actualizar y monitorear en cuento a los componentes del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de generar valor agregado a cada uno de ellos.

Por: Claudia Liliana Bedoya Castañeda

Conocidas actualmente por los procesos como fallas en la prestación del servicio/producto o servicio/producto no conforme.  Las salidas no conformes son la no aplicación de un requisito o requisitos establecidos previamente y que varían, de acuerdo al proceso y su relación con factores tanto internos, como externos. 

Es importante saber que todo proceso tiene salidas, y que son el resultado de la ejecución de actividades dentro del mismo. Por lo que las salidas no conformes son aquellos resultados no esperados y que pueden afectar la relación con los usuarios o clientes del proceso.

Las salidas no conformes deben ser identificadas, tratadas y analizadas para que permitan la toma de decisiones sobre ellas; de acuerdo con la norma ISO 9001:2015 “La organización debe asegurarse de que las salidas que no sean conformes con sus requisitos se identifican y se controlan para prevenir su uso o entrega no intencionada”. Es así como se ha venido desarrollando en la universidad una nueva propuesta metodológica encaminada a reestructurar no solo su denominación de fallas sino también su aplicación en los procesos.

El desarrollo de la metodología ha tenido importantes ajustes que se han venido trabajado  desde el año 2019, la cual cuenta también con una nueva  tipología para la  servicios  denominada “Novedad” que permite la identificación de factores no atribuibles a la universidad; este nuevo método trabajo de  salidas no conformes aplica también  el establecimiento de identificación de  Características de Calidad, categorías y  factores atribuibles a las salidas no conformes y a las novedades; así como la aplicación de herramientas  para su reporte e implementación,  y su posterior aplicación desde  el Sistema Softexpert.

Por: Adamo Alexander Gutiérrez Gallego

Auditorías internas UNAL-2020

Luego del impacto generado por la pandemia debida el COVID-19, como estrategia para cumplir con el Programa de Auditorías Internas del año 2020, se estableció el U.PC.SIGA.002 Protocolo para la ejecución de auditorías, con este se definieron los lineamientos para la ejecución de las auditorías internas remotas (auditorías a distancia).

Las actividades desarrolladas en la Sede incluyeron tres etapas:

1. Realización de las auditorias internas combinadas -2020

Las auditorias tenían como objetivo, determinar  la conformidad de los procesos con los requisitos aplicables de la norma ISO 9001:2015, verificar la toma de conciencia de la política y objetivos ambientales y la apropiación de la política de seguridad de la información. En la sede fueron auditados los procesos:

• Divulgación de la información General 
• Gestión Financiera
• Servicios Generales y de Apoyo Administrativo

De igual forma, se realizó auditoria a la Oficina de Gestión Ambiental, con el objetivo de evaluar aspectos relacionados con la comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas del Sistema de Gestión Ambiental y a la Sección de Seguridad y Salud en el Trabajo donde se verifico la conformidad con requisitos del Decreto 1072 de 2015 del Ministerio del Trabajo y la Resolución 312 de 2019 del Ministerio del Trabajo.

2. Consolidación de auditorias institucionales

Como organización, la Universidad Nacional de Colombia consolida los resultados de las auditorias realizadas en cada sede, para definir las estrategias que le permitan tomar decisiones que fortalezcan la mejora continua de los procesos. La sede este año fue la encargada de consolidar los resultados de las auditorias realizadas a:

• Proceso – Divulgación de la información General 
• Proceso – Servicios Generales y de Apoyo Administrativo
• Sistema de Gestión Ambiental
• Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

3. Seguimiento a las auditorias internas realizadas en 2019

Para garantizar el impacto esperado del proceso de las auditorias, el proceso de Mejoramiento de la Gestión buscando la eficacia y eficiencia de los procesos y de la gestión institucional, implementó mecanismos de seguimiento al proceso de auditoria para constatar la implementación de planes de acción dirigidos a tratar hallazgos identificados, el presente año se programo el seguimiento de las auditorias realizadas a los siguientes procesos:

• Mejoramiento de la gestión
• Agenciar las relaciones exteriores
• Divulgación de la Producción Académica
• Gestión de investigación y creación artística
• Gestión de Laboratorios
• Gestión de Ordenamiento y Desarrollo Físico
• Seguridad Social en Salud