Por: Maryluz Zapata López
Sabías que en la Universidad Nacional de Colombia el proceso de documentación esta soportado por el procedimiento U.PR.11.005.020 “Elaboración y control de documentos del Sistema Integrado de Gestión Académico, Administrativo y Ambiental”, este documento establece los parámetros generales para la gestión de los documentos (creación, identificación, revisión, aprobación, divulgación y actualización) con el fin de facilitar su presentación y utilización.
Los documentos controlados en el Aplicativo SoftExpert tendrán como vigencia máxima 3 años desde su creación o actualización, al término de este periodo los Líderes de Procesos o Sistemas de Gestión deben realizar una revisión, ajuste y aprobación de ser necesario, así mismo, pueden ser revisados y actualizados en cualquier momento, de acuerdo a cambios en el contexto de la organización, las necesidades propias de la gestión del proceso, gestión de riesgos, mejora continua, cambios normativos, entre otros.
Te invitamos a conocer más sobre este procedimiento ingresando a https://softexpert.unal.edu.co/se/generic/gn_linkshare/linkshare.php?key=rrHztWD1L3&cdisosystem=73
A continuación conoce la estructura documental del SIGA:
Beneficios del proceso de documentación:
Implementar la gestión documental en los procesos tiene los siguientes beneficios:
- Fácil distribución, acceso, recuperación y uso
- El proceso de documentación garantiza la confiabilidad, integridad y control de la información.
- Permite el almacenamiento y preservación de la información, lo que facilita que el conocimiento permanezca en el proceso.
- Asegura que la información esté disponible y sea idónea para su uso.
- Control de cambios (por ejemplo, control de versión)
Para asesorías y solicitudes documentales, escríbenos a sedoc_med@unal.edu.co