Por: Maryluz Zapata López
Este año a pesar de la virtualidad descubrimos que sí es posible, por eso agradecemos tu tiempo, compañía, risas, experiencias y el dejarnos entrar en tu hogar, por eso hagamos un recorrido en todo lo visto en nuestros encuentros de Gestores UNAL en este 2020
Por: Maryluz Zapata López
Sabías que en la Universidad Nacional de Colombia el proceso de documentación esta soportado por el procedimiento U.PR.11.005.020 “Elaboración y control de documentos del Sistema Integrado de Gestión Académico, Administrativo y Ambiental”, este documento establece los parámetros generales para la gestión de los documentos (creación, identificación, revisión, aprobación, divulgación y actualización) con el fin de facilitar su presentación y utilización.
Los documentos controlados en el Aplicativo SoftExpert tendrán como vigencia máxima 3 años desde su creación o actualización, al término de este periodo los Líderes de Procesos o Sistemas de Gestión deben realizar una revisión, ajuste y aprobación de ser necesario, así mismo, pueden ser revisados y actualizados en cualquier momento, de acuerdo a cambios en el contexto de la organización, las necesidades propias de la gestión del proceso, gestión de riesgos, mejora continua, cambios normativos, entre otros.
Te invitamos a conocer más sobre este procedimiento ingresando a https://softexpert.unal.edu.co/se/generic/gn_linkshare/linkshare.php?key=rrHztWD1L3&cdisosystem=73
A continuación conoce la estructura documental del SIGA:
Beneficios del proceso de documentación:
Implementar la gestión documental en los procesos tiene los siguientes beneficios:
Para asesorías y solicitudes documentales, escríbenos a sedoc_med@unal.edu.co
Por: Dora María Jaramillo Marín
Plan de calidad, instrumento que permite a los procesos identificar: temas, acciones y oportunidades de mejora a desarrollar, actualizar y monitorear en cuento a los componentes del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de generar valor agregado a cada uno de ellos.
Por: Claudia Liliana Bedoya Castañeda
Conocidas actualmente por los procesos como fallas en la prestación del servicio/producto o servicio/producto no conforme. Las salidas no conformes son la no aplicación de un requisito o requisitos establecidos previamente y que varían, de acuerdo al proceso y su relación con factores tanto internos, como externos.
Es importante saber que todo proceso tiene salidas, y que son el resultado de la ejecución de actividades dentro del mismo. Por lo que las salidas no conformes son aquellos resultados no esperados y que pueden afectar la relación con los usuarios o clientes del proceso.
Las salidas no conformes deben ser identificadas, tratadas y analizadas para que permitan la toma de decisiones sobre ellas; de acuerdo con la norma ISO 9001:2015 “La organización debe asegurarse de que las salidas que no sean conformes con sus requisitos se identifican y se controlan para prevenir su uso o entrega no intencionada”. Es así como se ha venido desarrollando en la universidad una nueva propuesta metodológica encaminada a reestructurar no solo su denominación de fallas sino también su aplicación en los procesos.
El desarrollo de la metodología ha tenido importantes ajustes que se han venido trabajado desde el año 2019, la cual cuenta también con una nueva tipología para la servicios denominada “Novedad” que permite la identificación de factores no atribuibles a la universidad; este nuevo método trabajo de salidas no conformes aplica también el establecimiento de identificación de Características de Calidad, categorías y factores atribuibles a las salidas no conformes y a las novedades; así como la aplicación de herramientas para su reporte e implementación, y su posterior aplicación desde el Sistema Softexpert.
Por: Adamo Alexander Gutiérrez Gallego
Luego del impacto generado por la pandemia debida el COVID-19, como estrategia para cumplir con el Programa de Auditorías Internas del año 2020, se estableció el U.PC.SIGA.002 Protocolo para la ejecución de auditorías, con este se definieron los lineamientos para la ejecución de las auditorías internas remotas (auditorías a distancia).
Las actividades desarrolladas en la Sede incluyeron tres etapas:
Las auditorias tenían como objetivo, determinar la conformidad de los procesos con los requisitos aplicables de la norma ISO 9001:2015, verificar la toma de conciencia de la política y objetivos ambientales y la apropiación de la política de seguridad de la información. En la sede fueron auditados los procesos:
De igual forma, se realizó auditoria a la Oficina de Gestión Ambiental, con el objetivo de evaluar aspectos relacionados con la comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas del Sistema de Gestión Ambiental y a la Sección de Seguridad y Salud en el Trabajo donde se verifico la conformidad con requisitos del Decreto 1072 de 2015 del Ministerio del Trabajo y la Resolución 312 de 2019 del Ministerio del Trabajo.
2. Consolidación de auditorias institucionales
Como organización, la Universidad Nacional de Colombia consolida los resultados de las auditorias realizadas en cada sede, para definir las estrategias que le permitan tomar decisiones que fortalezcan la mejora continua de los procesos. La sede este año fue la encargada de consolidar los resultados de las auditorias realizadas a:
3. Seguimiento a las auditorias internas realizadas en 2019
Para garantizar el impacto esperado del proceso de las auditorias, el proceso de Mejoramiento de la Gestión buscando la eficacia y eficiencia de los procesos y de la gestión institucional, implementó mecanismos de seguimiento al proceso de auditoria para constatar la implementación de planes de acción dirigidos a tratar hallazgos identificados, el presente año se programo el seguimiento de las auditorias realizadas a los siguientes procesos:
Por: Isabel Cristina García González
| Etapa ciclo PHVA | Material de ayuda | Posibles actividades a desarrollar |
| PLANEAR | Responder lo siguiente: ¿Qué vamos hacer?¿Cómo lo vamos a hacer?¿Qué necesitamos?¿Cuándo lo vamos hacer?¿Quién va a realizar el seguimiento?¿cómo vamos a involucrar el personal? | Programar reunionesElaborar un cronograma de capacitacionesRealizar un estudioProponer un proyectoSolicitar asesoría |
| HACER | Ejecutar las actividades | Seguir el plan elaborado |
| VERIFICAR | Responder en función de los resultados de la ejecución: ¿Se realizó de acuerdo a lo planeado? ¿Fue efectiva la actividad? ¿Los métodos utilizados eran los adecuados? | Revisar los resultados obtenidos Revisar el cumplimiento de los tiemposRevisar la utilización de los recursos |
| ACTUAR | Responder lo siguiente: ¿Cómo vamos a prevenir que ocurra el mismo problema? | EstandarizarModificar un procedimientoEstablecer un lineamientoImplementar un métodoMejorar la comunicación |
Por: Isabel Cristina García González
De acuerdo a los requisitos de la norma ISO 9001:2015, la organización debe determinar oportunidades de mejora o acciones necesarias para cumplir con los requisitos de los usuarios y aumentar la satisfacción de los mismos.
Con el fin de dar cumplimiento a este requisito la Universidad Nacional de Colombia, ha documentado el procedimiento “Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora” y ha puesto a disposición la herramienta de soporte institucional SoftExpert, para el ingreso de los planes de acción y facilitar el seguimiento de las actividades propuestas.
¿Qué debes saber para documentar acciones?
Alcance
Es aplicable a todos los riesgos a los que está expuesta La UNAL como los con: estratégicos, procesos, proyectos, corrupción y los que incorpore los diferentes sistemas de gestión en el modelo SIGA
Compromiso
La probidad institucional, la integridad académica y la previsión de los riesgos, mediante el monitoreo permanente para la mejora continua
Acciones
A través de metodologías para la gestión colectiva e individual del riesgo, estableciendo acciones y controles para la gestión priorizada de acuerdo a la probabilidad de impacto.
Beneficios
Fortalecimiento del desempeño delos procesos, el desarrollo de las personas y la transparencia en la gestión Institucional.
En la Pagina web del SIGA http://siga.unal.edu.co/index.php/procesos/componentes-transversales a través de componentes podrás encontrar más información acerca de la gestión del riesgo: