Avances de la Campaña Infotablero de Calidad
El objetivo de la campaña Infotablero de Calidad es llegar a todos los procesos que la Sede Medellín tiene, donde de los 24 procesos, se pudo realizar la campaña en el 2020 a 21 procesos, lo que equivale al 75,5% del total de los procesos.
Se espera que los 3 procesos que están pendientes equivalente al 12,5% se puedan realizar par el próximo año en el primer semestre, ya que por compromisos diversos no pudieron acompañarnos este año.
De los 21 procesos participantes, se contó con la participación aproximada de 457 personas, entre empleados y contratistas.
La Sección de Calidad siempre invita a los procesos a que piensen en mejoramientos, y esta vez no fue la excepción…Para el cierre de la campaña con cada proceso se les invitó a diligenciar mejoras nuevas de las que ya estaban trabajando durante el año, mejoramientos que tuvieran un impacto en la prestación del servicio, a la fecha hemos recibido 43 propuestas, y se han realizado los respectivos análisis tanto con el equipo de calidad como los líderes de los procesos y equipos, dando así respuesta sea válida o no la propuesta, no obstante resaltamos las siguientes:
Con el Proceso Gestión de Recursos y Servicios Bibliotecarios encontramos una propuesta muy interesante relacionada con capacitar a todo el personal de la Biblioteca para que tenga las competencias para prestar un excelente servicio a la población con alguna discapacidad, generando sensibilización con el tema de inclusión social. Con esta propuesta nos contactamos con la Dirección de Personal y Bienestar Universitario para poder realizar esta sensibilización no solo al proceso de Gestión de Recursos y Servicios Bibliotecarios, sino también de manera general a la población de la Sede Medellín. Se comenzará con el proceso el 9 de diciembre y luego se extenderá a los demás procesos en el 2021.
Por su parte, este proceso también nos envió la propuesta de un spa bibliotecario, El cuál estaría dotado con una lona de 7 mts y un kit de elementos para masajear, ya que la División de Bibliotecas es una dependencia que recibe diariamente y en promedio 2.500 personas al rededor de 13 horas diarias, por lo cual se cree que es ideal para el mejoramiento de la experiencia de los usuarios. Está en trámite de contratación.
Varios de los procesos como Gestión Administrativa de Bienes y Servicios, Gestión Jurídica y Gestión del Talento Humano propusieron mejoras con enfoque tecnológico, donde nos contactamos con el proceso de Gobierno y Gestión de Servicios TI con el fin de verificar la factibilidad y el plan de acción a desarrollar. Se decide que se comenzaría a realizar para el primer trimestre del 2021.
Un mejoramiento del proceso de Gestión Documental es la compra de un video beam para mejorar la experiencia tecnológica en las exposiciones, reuniones, capacitaciones, entre otros.
Por otro lado, el proceso de Divulgación de la Información Oficial envió como propuesta la compra de equipos para mejorar la calidad y tener mayor agilidad en las grabaciones, en las tomas que se deben de realizar. Está en trámite de contratación.
El proceso Evaluación Independiente, nos envió la propuesta “Definir una nueva tabla para la categorización de las observaciones y la zona de riesgo general de los procesos evaluados”, donde se le está acompañando en la ejecución de esta propuesta.
El proceso de Agenciar las Relaciones Exteriores, nos envió “Fortalecer la visibilidad de los procesos de la Oficina de Relaciones Interinstitucionales en la Sede Medellín, a través de una estrategia de socialización y seguimiento, con el fin de dar una mayor visibilidad, reconocimiento de la estructura de relaciones internacionales de la Universidad Nacional para la Sede e implementar mecanismos que contribuyan al seguimiento de la gestión del mismo”. Para esta propuesta ya contamos con un plan de acción para lograr tal fin.
Como equipo de la Sección de Calidad, nos sentimos muy contentos de lo realizado, porque hemos logrado sembrar la semilla a todas las personas que hacen parte de los procesos en la Sede Medellín… Generar la cultura de Gestión de la Calidad.Proyectos de gestión institucional
Acompañamiento a los proyectos de transformación digital, taquilla única, proceso de habilitación al servicio de salud estudiantil, plan de mantenimiento preventivo y correctivo, plan estratégico de seguridad vial y en general al mejoramiento de los procesos de la Sede en el marco del SIGA.
