Realizado por: Isabel Cristina García González
Actualmente la Universidad Nacional de Colombia, en su misión institucional, está enmarcada en la formación de profesionales competentes y responsables, sustentados en normas generales de gestión, las cuales su cumplimiento se convierte en una necesidad institucional, así como un compromiso con la mejora continua.
Por lo anterior la alta dirección de la universidad promueve acciones para iniciar con la implementación de la integración de los diversos sistemas que convergen en la institución, para ello se incluye en el Plan Global de Desarrollo 2019 -2021, en el Programa 13 “Transformación de la cultura organizacional y de la gestión institucional” y la expedición de la Resolución 1528 de 2018 de Rectoría: “Por la cual se define, se estructura y se establecen roles y responsabilidades del Sistema Integrado de Gestión Académico, Administrativo y Ambiental en la Universidad Nacional de Colombia y se derogan las Resoluciones que le sean contrarias“.
No solo papel…
Pero esto no puede quedar solo en el papel, la labor es ardua y compleja, es así como una de las tareas más importantes y que ayudan a garantizar el éxito de los procesos de gestión, es el apoyo y el acompañamiento permanente de los directivos de la institución, si no existe el apoyo serán herramientas de papel que no tendrán mayor relevancia en el funcionamiento de la organización.
La complejidad de la Universidad Nacional de Colombia, y se dice complejidad, por su estructura organizacional, su cantidad de sedes en todo el país y la diversidad cultural que representa, vuelven de cierta manera arduo la integración, y es por esto que se iniciaron varias actividades al tiempo, con el apoyo de la alta dirección, para ir paso a paso con la integración, es así como se han realizado jornadas de sensibilización a las personas de todos los niveles de la organización, esto es una tarea del antes, durante y después, la cual debe ser permanente, ya que al incluir al personal, estos se sienten involucrados en la organización, aumentando su motivación y el rendimiento, desarrollando habilidades de servicio las cuales van más allá de las responsabilidades asignadas, ayudan a que el personal tenga una visión sistémica donde se pueden proponer acciones de mejora, correctivas y preventivas. Es decir que involucrar al personal de la institución en la integración de los sistemas ayuda de una manera más significativa al cumplimiento de los objetivos organizacionales y al mejoramiento del clima organizacional.
De igual manera se ha realizado la evaluación de criterios para la integración, para ello se crea el Comité Directivo SIGA, el Equipo Técnico Nacional SIGA, el Equipo Técnico SIGA Sede y la Estructura Operativa SIGA, donde se analizan las diversas situaciones de la integración, se recomiendan lineamientos, para la toma de decisiones, se establecen los criterios y las herramientas operativas, para facilitar la implementación de un sistema integrado de gestión, ya que el sistema es uno, cumplir con las normas que afectan la organización y seguir siendo un sistema es el verdadero desafío en que la organización se enfrenta.
Así mismo, se inició con un programa de capacitación para auditores internos integrales, con el fin evaluar un solo sistema, esto trae grandes beneficios a la organización como: la disminución de costos, optimización de recursos, acompañamiento a los líderes de los procesos en la generación de información que sirva a la alta dirección en la revisión del sistema integrado de gestión, agregar valor a la institución Se puede decir que la Universidad Nacional de Colombia, actualmente está en pro de la integración de sus sistemas, todo en búsqueda del mejoramiento continuo y la satisfacción de sus grupos de interés, ya que está, busca la formación de profesionales competentes, socialmente responsables y contribuir a la resignificación del proyecto de nación.
Importancia de un Sistema Integrado de Gestión.
Vale la pena resaltar, que los sistemas integrados de gestión son muy importantes para las organizaciones tanto privadas como públicas, ya que permite conocer a grandes rasgos las fortalezas actuales, oportunidades de crecimiento, mejora continua de los procesos, así como una visión del clima organizacional, y su aplicación puede impactar significativamente los resultados de la compañía, y ampliando lo mencionado anteriormente, lograr el compromiso y el empoderamiento de los empleados, estos hacen su trabajo con más gusto y sentido de pertenencia, en la organización, eso mismo proyectan a los públicos de interés y usuario final. Por lo anterior, se puede decir que se ha presentado un cambio continuo en la institución, a partir del cual los aportes de los empleados son tomados en cuenta por ser la fuente directa de lo que realmente sucede en cada proceso, contribuyendo a ser más productivos, mejorar el ambiente laboral, ser más competitivos en el mercado y entregar servicios de mejor calidad y satisfaciendo las necesidades reales de los públicos de interés.
Lamentablemente, en la mayoría de las ocasiones las organizaciones no ven la integración de sus sistemas como una herramienta de gestión del cambio y la mejora, sino como cumplimiento de requisitos para reconocimiento y cumplimiento de un protocolo. Un sistema integrado de gestión real, aporta valor agregado a la organización, permitiéndole realizar los procesos mejor, con mayor eficiencia y enfocado a la mejora continua, dando oportunidad en centrarse en los procesos de mayor impacto de la organización en el entorno.